Toda empresa debe tener una lista de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de sus estados financieros.
La balanza de comprobación es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas.
Esto es así a consecuencia de que la contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
Sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los estados financieros.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los estados financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la balanza que tomándolos directamente del mayor.
Cómo hacerlo
Se puede llevar una balanza de comprobación siempre y cuando los asientos estén actualizados. El momento más frecuente para hacerlo es al término del periodo contable. En una balanza de comprobación, el total de cargos y el total de abonos deben ser iguales.
Si no lo son, hay un error de registro. Los sistemas computarizados de contabilidad eliminan casi lodos los errores porque éstos pasan las cantidades del diario al mayor tal como están registradas en el diario. Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque los humanos a veces introducen datos equivocados.
Cuando las cuentas no cuadran, es decir, el total de cargos es diferente al total de abonos, podemos detectar los errores si calculamos la diferencia entre estos totales de la balanza de comprobación. Después, haremos uno o varios de los siguientes movimientos:
- Buscar si en la balanza de comprobación falta alguna cuenta.
- Dividir entre dos la diferencia que haya entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado como un abono, o viceversa. duplica el monto del error.
- Dividir entre nueve el monto de la diferencia, Si podemos dividir el resultado justo entre nueve, el error puede ser un error de pase al mayor (ejemplo: escribir $300 en lugar de $30) o una transposición (ejemplo: poner 561 en lugar de 516). Los sistemas computarizados evitan este tipo de errores.
Características
En un balance de comprobación que incluya todas las cuentas se cumplen las siguientes relaciones:
– En un periodo: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras
-En un periodo: Total saldos deudores = Total saldos acreedores
-En el acumulado: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras – En el acumulado: Total saldos deudores = Total saldos acreedores
Además, las sumas deudoras y acreedoras del periodo (o acumuladas) ceben coincidir con las sumas de los im portes anotados al debe y haber, respectivamente, del Diario en el periodo correspondiente (o acumuladas). (Alcarria, p.74)
Utilidad
La utilidad general del balance de comprobación es servir de resumen informativo de las cuentas y permitir, en ocasiones, detectar errores. La detección de errores numéricos de cuadre (diferencias en las sumas o saldos deudores y acreedores) era muy importante cuando la contabilidad era llevada manualmente. En la actualidad el uso de ordenadores elimina esta posibilidad de error.
No obstante, los errores que provocan asientos conceptualmente incorrectos pueden no ser detectados dado que, según el método de la partida doble, los importes anotados al debe y haber deben ser siempre iguales.
Finalmente, el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos puede servir de base para la elaboración de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (tomando los saldos de las cuentas de ingresos y gastos) y del Balance (tomando los saldos de las cuentas de activos, pasivos y elementos de patrimonio neto).
En el siguiente video se explica cómo elaborar una balanza o balance de comprobación o de sumas y saldos:
Vía: Gestiopolis
