El área de crédito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de una organización.
Antes de una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta qué monto y a qué plazo venderle al cliente, y después de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan y cuando no, toma medidas para procurar el pago lo antes posible.
Así que si al organizar una empresa o parte de ella, es necesario que se observen ciertos factores que contribuyen a una organización eficaz.
Funciones
En el departamento de Crédito y Cobranza se deben observar algunas funciones básicas:
– Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa.
– Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera en la decisión de otorgar crédito.
– Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.
– Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.
– Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.
– Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.
– Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida. La verificación se puede hacer sobre los documentos en los siguientes puntos:
- Facturas
- Letras en cartera
- Notas de cargo
- Letras protestadas
- Cheques sin fondos
- Documentos en poder del gestor judicial
Estructura interna
Con el propósito de que las actividades de esta área se realicen con la debida eficiencia, seria recomendable que, tomado en cuenta el tamaño de la empresa y sus necesidades, la estructura interna para esta área adoptase en lo posible este modelo:
Jefe de Área. El jefe de área seria el responsable ante la gerencia administrativa, de determinar las políticas y procedimiento de trabajo necesarios para el otorgamiento de los créditos a clientes, así como de la recuperación oportuna de los mismos.
Investigaciones Crediticias. Los investigadores de crédito serán los encargados de determinar la solvencia económica del solicitante.
Auxiliares Administrativos. Los auxiliares administrativos tendrán a su cargo la custodia de la documentación que ampara los derechos de cobro y el control de los movimientos que presenten estos adeudos.
Agentes de Cobranza. Los agentes de cobranza serian los responsables de gestionar la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar a los clientes.
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